Kennst Du das auch? Es taucht ein Problem auf und sofort fallen Dir mögliche Lösungen ein. Im Kontext eines Teams entbrennt eine Diskussion über die “richtige” Lösung. Und schon bist Du im Problem-Lösungsmodus gefangen.
Du fragst Dich jetzt, was soll daran verkehrt sein? Nun, wie nachhaltig ist dieses Vorgehen? Wie oft wurde selbes Problem genau so “gelöst”?
Auch ich selbst erwische mich immer wieder dabei, wie ich genau in das “Problem-Lösung” Muster verfalle.
So kannst Du vorgehen, wenn die Ursache offensichtlich ist und es bisher an der Umsetzung der Lösung gescheitert ist. Bei allen anderen Problem behaupte ich, dass ein Problem nicht nachhaltig gelöst wird, wenn nach der Problemstellung sofort die Lösung kommt.
Noch eins Vorweg: Probleme löst man am besten im oder mit einem Team. Auch wenn sich dieser Blogeintrag an Dich als Leser richtet, meine ich dennoch immer ein gesamtes Team, welches mit der Problemlösung betraut ist.
Übersicht:
1. Probleme und deren Ursachen
2. Der PDCA Zyklus uns seine nachhaltige Anwendung
3. P – Plan: Eine solide Ursachenforschung
4. D – Do & C – Check: Maßnahme und Wirksamkeit
5. A – Act: Neuen Standard etablieren
6. Fazit
7. Literaturempfehlung
1. Probleme und deren Ursachen
Was ist überhaupt ein Problem und wie wird es definiert? Ich definiere für mich das Problem so: “Als Problem wird eine schwierige Frage oder Aufgabe, die gelöst werden soll, bezeichnet. Es ist die Differenz, die es zu lösen gilt, zwischen dem aktuellen Ist – Zustand zum gewünschten Soll – Zustand.”
Im Duden wird Problem wie folgt definiert: “schwierige [ungelöste] Aufgabe, schwer zu beantwortende Frage, komplizierte Fragestellung”.
Wie Eingangs erwähnt werden Probleme oft nach dem Muster “Problem-Lösung” abgearbeitet. Zu gerne wird der wichtige und essenzielle Zwischenschritt der Ursachenforschung weggelassen/vergessen. Die Frage nach dem “Warum” ist das Problem überhaupt entstanden/aufgetreten?
Doch wieso ist das so?
1.) Ich stelle immer wieder fest, dass wir zum Teil so erzogen/geprägt sind. Tritt ein Problem auf, suche eine Lösung. Dies kann im alltäglichen Sprachgebrauch schon beobachtet werden. Wie oft hörst Du die Wörter “Problem” und “Lösung” in einem Satz. Selten höre ich das Zusammenspiel der Wörter “Problem” und “Ursache”.
Probier es doch selbst aus und beobachte.
Zur nächsten Besprechung oder zum nächsten Treffen mit Freunden bringst Du ein Problem mit. Ich bin mir ziemlich sicher, es wird ziemlich schnell mit den “Lösungen” begonnen. Die wenigsten hinterfragen die Ursachen des Problems.
2.) Es wird dem Glauben aufgesessen, dass die Ursachenforschung zu lange dauert und das es doch schnell eine Lösung benötigt.
Was oft außer acht gelassen wird, wie viel Zeit und Ressourcen es verbraucht, wenn das Problem immer und immer wieder auftaucht.
Kennst Du das berühmte Zitat von Albert Einstein?
“Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken und fünf Minuten über die Lösung.”
So ähnlich verhält es sich mit dem PDCA, welchen ich Dir als nachhaltige Methode zur Problemlösung vorstellen möchte.
Übrigens wird dies Methode oft als Kreis mit vier gleichen Kuchenstücken dargestellt. Ich bin der Meinung, dabei bleibt das elementarstes des PDCA auf der Strecke. Dazu aber später mehr.
2. Der PDCA Zyklus und seine nachhaltige Anwendung
PDCA Zyklus, Deming Kreis oder Deming Zyklus – eine Methode – vielen Namen. Zugesprochen wird die hier erörterte Methode “PDCA” William Edward Deming (1900 – 1993). Dieser entwickelte eine Idee von Shewhart, bei dem er studierte, weiter und verbreitete den PDCA Zyklus in viele Länder. Deming selbst sprach immer vom Shewhart – Zyklus. Durch die Verbreitung durch Deming bürgerten sich jedoch bald die Begriffe Deming Kreis und PDCA Zyklus ein.
Was bedeutet der PDCA Zyklus im Einzelnen? Wie wird er klassisch dargestellt und wie nützt er Dir beim Lösen von Problemen?
PDCA steht für P = Plan – D = Do – C = Check – A = Act
Auf Deutsch: P = Planen – D = Tun/Durchführen – C = Überprüfen – A = Agieren/Umsetzen
Im Laufe dieses Artikels gehe ich auf jeden der 4 Schritte ausführlich ein.
Der PDCA Zyklus wird gerne im Kreis dargestellt und kann sich bei Bedarf wiederholen. Ob ganz von vorne oder in einzelnen Teilschritten. Immer dann, wenn ein möglicher Lösungsansatz nicht zum Ziel führt.
Der PDCA Zyklus hilft Dir dabei, die wahren Ursachen für Deine Probleme zu finden. Vorausgesetzt Du verwendest den Zyklus richtig.
Ich meinte weiter oben schon, dass oft mit der Darstellung des PDCA Zyklus schon die Ursachenforschung auf der Strecke bleibt. Die Darstellung des PDCA mit 4 gleichen Kuchenstücken ist schon irreführend und meiner Meinung nach falsch.
Die bessere und meiner Meinung nach treffendere Darstellung sieht wie folgt aus:
Wieso beansprucht in meiner Darstellung der erste Schritt knapp 70%? Ganz einfach, da “Plan” der wichtigste Schritt ist. In diesem geht es darum, die wahren Ursachen zu ermitteln. Dies benötigt wesentlich mehr Zeit und Aufmerksamkeit als die restlichen drei Schritte.
Die vier Schritte erläutere ich ausführlich im Nachfolgenden.
3. P – Plan: Eine solide Ursachenforschung
Die meiste Zeit, Energie und kognitive Leistung wird in die Problemstellung im ersten Schritt “Plan” aufgewendet. Eine solide Ursachenforschung ist essenziell für eine nachhaltige Lösung des Problems. Wenn Du bisher der Meinung warst, dass sich Probleme in der Produktion vom Besprechungsraum aus lösen lassen, dann muss ich Dich leider enttäuschen.
Go Gemba ist die Devise – gehe an den Ort des Geschehens. Schau Dir das Problem direkt vor Ort an. Versuche nicht das Problem aus der Ferne zu lösen, dies wird nicht funktionieren. Gehe vor Ort und beobachte die Prozessabläufe. Schau Dir an, was am Prozess passiert. Beobachte es ausführlich, solange bis Du alles verstanden hast. Die bereits zu Beginn investierte Zeit macht sich später bezahlt.
Beobachte die Prozessabläufe und wenn Du sie verstanden hast, kannst Du Fragen stellen, Fragen wie:
– Welcher Kunde ist noch betroffen?
– Bei welchem Prozessschritt war es noch in Ordnung?
– In welcher Schicht ist es in Ordnung / war es noch in Ordnung?
– Wer hat es zuerst gesehen?
Hast Du alle Informationen gesammelt, dann entscheide über eine Sofortmaßnahme. Triff diese am besten mit den Mitarbeitenden vor Ort. Sie kennen die Prozesse am besten und haben auch die besten Ideen dazu. Wenn die Sofortmaßnahme greift, ist dies gut. Die Sofortmaßnahme ist eine temporäre und keine dauerhafte Lösung für das Problem! Erinnere Dich, was ich weiter oben geschrieben habe: “Problem-Lösung” Denke. Die Sofortmaßnahme soll dabei helfen, wieder gute Teile zu produzieren und Deine Kunden in gewohnter Qualität zufriedenzustellen.
Jetzt geht es beim PDCA Zyklus ans Eingemachte. Wir sind immer noch beim “Plan”.
Mach Dir weitere Methoden aus dem Lean Baukasten zunutze,
wie z. B.
– Pareto Diagramme
– Strichlisten
– Ishikawa (Fischgräten Diagramm)
– 5W zur Ursachenforschung (Finden der Kernursache)
um das Problem weiter zu analysieren und zu erforschen, um so Ursachen zu identifizieren. Ein Problem kann auch auf die Kombination mehrere Ursachen zurückzuführen sein.
Du hast die Problemstellung ausreichend analysiert und die Kernursache ausgemacht, dann kannst Du jetzt mögliche Maßnahmen festlegen. Die möglichen Maßnahmen definierst Du mit den Mitarbeitenden am Prozess und holst IHRE Ideen dazu ab.
Mögliche Maßnahmen:
– Maßnahme 1
– Maßnahme 2
– Maßnahme 3
– Maßnahme …
4. D – Do & C – Check: Maßnahme und Wirksamkeit
Wie Du merkst, war es bisher sehr zeitintensiv, sowohl beim Lesen dieses Blogeintrag als auch bei Deiner Problemlösung. Erinnere Dich an meine PDCA Grafik von weiter oben, Du hast bisher ca. Dreiviertel der Problemlösung geschafft.
In diesem Abschnitt kombiniere ich “Do” und “Check” miteinander, da diese Hand in Hand gehen.
Im Schritt “Do” geht es um die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen. Wichtig dabei ist, dass Du nicht alle Maßnahmen auf einmal umsetzt. Warum? Sonst weißt Du am Ende des Tages nicht, welche Maßnahme zum Erfolg geführt hat und kannst diese nicht dauerhaft etablieren.
Also führe Maßnahme 1 als temporären Standard ein.
Diese Maßnahme wird im 3. Schritt “C – Check” überprüft.
Im Schritt “Check” geht des darum, die Wirksamkeit der Maßnahme aus dem Schritt “Do” zu verifizieren.
Nach dem Check der Maßnahme gibt es zwei Szenarien:
1. Die Maßnahme ist nicht wirksam.
2. Die Maßnahme ist wirksam.
Bei Szenario 1 musst Du hinterfragen “Warum” die Maßnahme nicht wirksam ist. Es kann sein, dass Du auch zurück zu “Plan” gehen musst, um die Fragestellung näher zu analysieren und erneut zu bearbeiten und ggf. neue mögliche Maßnahmen ableiten. Jeder Fehlschlag ist gut, denn es ist ein Lernprozess und Du generierst dabei neues Wissen.
Im 1. Fall gehst Du zurück zu “Do” und machst die nächste Maßnahme zum temporären Standard.
Der Kreislauf mit “Check” wiederholt sich jetzt. Diese Iteration wird solange durchgeführt, bis Du bei Szenario 2 vom “Check” herauskommst: Die Maßnahme ist wirksam.
5. A – Act: Neuen Standard etablieren
Glückwunsch, eine Deiner Maßnahmen hat zum Erfolg geführt. Du hast eine nachhaltige Problemlösung installiert.
Die Maßnahme, welche zum Erfolg geführt hat, wird im Schritt “Act” als neuer Standard festgelegt. In diesem Zuge wird die Sofortmaßnahme, welche zu Beginn des Schrittes “Plan” etabliert wurde, wieder entfernt.
Mit dem Festlegen des neuen Standards geht auch die Schulung und das Training der Mitarbeitenden des Prozesses einher.
6. Fazit
Eine nachhaltige Problemlösung ist zugleich eine Lernerfahrung aller Beteiligten. Mit der Analyse des Problems und mit den Fehlschlägen aus den Maßnahmenumsetzungen lernst Du und das gesamte Team Neues.
Mit der Etablierung des PDCA Zyklus werden sicherlich die Gegenargumente “Aufwand und Zeit” angeführt. Ja, die nachhaltige Problemlösung verursacht erst einmal Aufwand und “frist” die Ressource Zeit. Jedoch werden sich viel zu selten die vergeudeten Ressourcen, Zeit und Kosten für das “schnell, schnell” Vorgehen von Problem-Lösung angesehen. Da diese sich oftmals über Wochen, Monate oder gar Jahre verteilen. Und da habe ich noch nicht über die Frustration der Mitarbeiter und ggf. unzufriedene Kunden gesprochen.
Zum Schluss drei Kernpunkte zur richtigen Anwendung des PDCA Zyklus:
– Wende den PDCA immer im Team an und mache Betroffene zu Beteiligte.
– Nimm Dir ausreichend Zeit für den ersten Schritt “Plan”, um den Prozess zu verstehen.
– Nimm Dir ausreichend Zeit für den ersten Schritt “Plan”, um genügend Daten und Informationen zu sammeln, um die Ursachen bzw. die Kernursache zu ermitteln.
Die letzten drei Schritte (“DCA”) gehen dann oftmals ganz schnell.
Der PDCA kann auch dazu verwendet werden, um aktiv einen bestehenden Standard zu überarbeiten.
Hast Du schon erfolge mittels PDCA erzielt? Ich freue mich über eine Diskussion.
Dieser Blogeintrag basiert u. a. auf der Vorlesung Lean Production III (Studiengang Wertschöpfungsmanagement) aus dem Jahre 2016 von Prof. Dr.-Ing. Ralph Kriechbaum. Hier geht es zum LinkedIn Profil von Hr. Kriechbaum >> hier klicken <<.
7. Literaturempfehlung
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